Dalla notizia al titolo, dalle dichiarazioni agli allegati: i suggerimenti principali per scrivere in modo efficace un comunicato stampa.
Il comunicato stampa è lo strumento principe, l’arma migliore a disposizione nel vasto arsenale di un progetto di comunicazione. Permette, all’interno della strategia di comunicazione aziendale, di informare sugli sviluppi e le novità dell’azienda e di promuovere i propri prodotti o servizi.
Realizzare un comunicato stampa efficace rappresenta il primo passo per ottenere la pubblicazione di un articolo sui giornali o un’intervista in televisione, quindi è importante per aumentare la propria visibilità e raggiungere nuovi clienti.
Per scrivere un comunicato stampa efficace occorre tenere in considerazione tanti aspetti. In questa mini guida procediamo con i 10 passi principali:
- Assicurati di avere una storia degna di nota, una notizia appetibile che possa interessare i media e possa essere pubblicata.
- Scrivi il comunicato basandoti sullo schema del giornalismo anglosassone, cioè rispondendo alle 5 W.
- Struttura il tuo comunicato a “piramide invertita”, presentando prima le informazioni più importanti.
- Scrivi un titolo che catturi l’attenzione.
- Scrivi il sottotitolo o sommario riassumendo sinteticamente la notizia.
- Scrivi il comunicato con lo stile giusto e le regole dell’abc.
- Inserisci nel comunicato qualche dichiarazione o citazione dei protagonisti della notizia.
- Includi nel comunicato le informazioni di contatto.
- Non scrivere comunicati troppo lunghi.
- Allega al comunicato foto, video o approfondimenti.
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Assicurati di avere una storia degna di nota, una notizia appetibile che possa interessare i media e possa essere pubblicata.
Per aumentare le possibilità di pubblicazione devi avere qualcosa di nuovo e di importante da raccontare. Se il tuo cliente vuole promuovere un prodotto o un servizio non puoi limitarti a scrivere informazioni e vantaggi del prodotto o servizio.
Devi confezionare una notizia che sia interessante per i media e che possa essere pubblicata dalle varie testate. Più persone possono essere interessate dalla notizia più possibilità ha il comunicato di essere pubblicato. Chiediamoci sempre: a chi interessa la notizia? Come può influire sulla vita delle persone? Che benefici può portare? Che problema può risolvere?
Cerca di mettere sempre al centro della notizia le persone, non i prodotti o i servizi.
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Scrivi il comunicato basandoti sullo schema del giornalismo anglosassone, cioè rispondendo alle 5 W.
Il comunicato deve contenere sempre le informazioni basilari, quindi cerca di rispondere, secondo lo schema anglosassone delle 5W, alle domande
Who? Chi? Chi è il protagonista della storia? Quali sono le persone coinvolte?
What? Cosa? Che cosa ha fatto il protagonista?
Where? Dove? In che luogo si è svolta la storia?
When? Quando? Quando si è svolta la storia?
Why? Perché? Scrivere i motivi, spiegare le ragioni che hanno indotto a fare determinate cose.
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Struttura il tuo comunicato a “piramide invertita”, presentando prima le informazioni più importanti.
Presenta prima le informazioni più importanti. Utilizza questa struttura:
Titolo breve che fa capire ai media la notizia.
Sottotitolo o sommario che riassume in una o due frasi l’intera storia.
Prima parte dove si evince subito la notizia e perché è importante.
Seconda parte per presentare i dettagli principali: protagonisti, luogo, tempo, come si è svolta la storia, etc.
Terza parte per inserire dichiarazioni, citazioni, opinioni dei protagonisti.
Ultima parte per la chiusura e per fornire ulteriori informazioni, riferimenti, link di approfondimento e call action, cioè la chiamata all’azione del lettore.
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Scrivi un titolo che catturi l’attenzione.
Il titolo è fondamentale: deve catturare l’attenzione e invitare i giornalisti a leggere il comunicato. Un titolo che non attira l’attenzione dei giornalisti potrebbe portare il comunicato ad essere cancellato o cestinato. Nel titolo ci deve essere l’essenza della notizia, deve per esempio indicare “qualcuno che fa qualcosa di utile e interessante” o “un problema importante che si riesce a risolvere”.
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Scrivi il sottotitolo o sommario riassumendo sinteticamente la notizia.
Il sottotitolo o sommario deve completare il titolo aggiungendo in sintesi le informazioni principali che raccontano la storia. Da solo deve riuscire a dare la notizia. Un po’ come quando in Tv il telegiornale apre con i titoli ad effetto e poi con pochissime parole “traduce” il titolo e comunica la notizia.
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Scrivi il comunicato con lo stile giusto e le regole dell’abc.
Scrivi il comunicato stampa controllando bene le informazioni, i dati e le cifre che vogliamo trasmettere. Scrivilo con frasi brevi e semplici. Non utilizzare termini troppo tecnici o parole difficili. Assicurati di leggere attentamente il testo e controlla se ci sono errori: un comunicato scritto male e pieno di errori è destinato inesorabilmente ad essere eliminato. Segui in pratica la regola dell’abc: il comunicato deve essere accurato, breve e chiaro.
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Inserisci nel comunicato qualche dichiarazione o citazione dei protagonisti della notizia.
Le citazioni e le dichiarazioni dei protagonisti della notizia vanno inserite tra virgolette e rappresentano l’unica parte di un comunicato che i media non possono modificare. Non inseriamo dichiarazioni scontate del tipo “Siamo felici per aver raggiunto questo obiettivo” ma riportiamo dichiarazioni e citazioni con dettagli e informazioni utili e interessanti per i lettori.
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Includi nel comunicato le informazioni di contatto.
Spesso questo passaggio viene trascurato ma è importante dare al giornalista la possibilità di contattarti facilmente per ulteriori informazioni o per risolvere qualche dubbio. Includi il nome del contatto, l’e-mail e il numero di telefono di chi si occupa dell’ufficio stampa. Includi anche il sito dell’azienda, ente, associazione, artista che ti ha commissionato il comunicato e i link dei principali canali social.
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Non scrivere comunicati troppo lunghi.
La sintesi è l’arte dei giornalisti. Non dilungarti a scrivere il tuo comunicato. I giornalisti non amano leggere comunicati con testi troppo estesi. Dai la possibilità al giornalista già dalle prime battute di capire se vale la pena pubblicare la notizia. Per ulteriori approfondimenti puoi inserire dei link o allegare a parte altro materiale.
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Allega al comunicato foto, video o approfondimenti.
È buona prassi inviare in allegato al comunicato un paio di foto a corredo del testo. È possibile inviare anche altro materiale informativo o file video. Per non appesantire la casella di posta elettronica potresti anche scrivere una nota in cui informi i giornalisti che eventuali foto, video e altro materiale informativo sono disponibili su richiesta.
Questi sono i passaggi principali da seguire per scrivere comunicati stampa efficaci che possono essere pubblicati dai media. Seguendo correttamente questi dieci suggerimenti potrai aumentare notevolmente le possibilità di successo del tuo comunicato stampa.
Ovviamente di consigli e suggerimenti per scrivere un comunicato stampa efficace ce ne sono altri. Aggiungete pure i vostri nei commenti.
