Come fare Ufficio Stampa: 7 strumenti fondamentali. Guida 2020

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Indice

  • Introduzione
  • Comunicato Stampa
  • Rassegna Stampa
  • Conferenza Stampa
  • Cartella Stampa
  • Mailing list
  • Silenzio Stampa
  • Organizzazione eventi.

 

In questa breve Guida non parleremo dell’importanza dell’Ufficio Stampa per la comunicazione aziendale o istituzionale, cose già ben assodate. In questa Guida 2020 entreremo più nello specifico e nell’operatività di un Ufficio Stampa. Ovvero parleremo degli strumenti necessari PER FARE Ufficio Stampa.

Ecco i 7 STRUMENTI INDISPENSABILI dell’Ufficio Stampa.

  • Comunicato Stampa

Il Comunicato stampa è uno strumento, nato più di un secolo fa, grazie al quale si può comunicare in via ufficiale un particolare evento o contenuti di vario genere. Il comunicato stampa è uno strumento molto usato che negli anni si è adattato al web e alle nuove tecnologie, ritagliandosi sempre un ruolo fondamentale nella comunicazione odierna.

Cerchiamo di spiegare in maniera dettagliata tutti gli aspetti che definiscono un comunicato stampa. In particolare ne definiremo struttura e diffusione.

Ma partiamo, come si suol dire, dall’inizio:

– Chi è che scrive i comunicati stampa?

– A chi sono rivolti?

Solitamente chi si avvale di questo strumento è un’azienda, una istituzione, un ente pubblico, una organizzazione o una associazione. Il target a cui è rivolto è variegato ma principalmente è il giornalista o l’agenzia di stampa, che si occuperanno di “trasformare” in notizia il comunicato e trasmetterlo sul web o sugli organi di stampa tradizionale.

 

 

 

  • Rassegna Stampa

Dopo l’invio di comunicati stampa, lancio di un prodotto, un evento o conferenza stampa, solitamente ci si occupa della Rassegna Stampa. Quest’ultima non è altro che una raccolta di articoli che hanno parlato proprio dell’organizzazione per il quale lavora l’Addetto stampa.

Perché è importante la Rassegna Stampa?

Principalmente perché permette di monitorare la reputazione dell’organizzazione e prevenire eventuali situazioni di rischio con la preparazione di risposte o rettifiche per gli articoli trovati nella Rassegna.

  • Conferenza Stampa

In molte occasioni e in molti ambiti spesso si parla di Conferenza Stampa ma cos’è in concreto?

Possiamo dire sostanzialmente che è uno specifico tipo di conferenza che si organizza principalmente per 3 motivi:

  • Annuncio di decisioni o notizie importanti;
  • Il lancio di un nuovo prodotto;
  • Presentazione/discussione di risultati o bilanci.

Per tali motivi le conferenze stampa vengono utilizzate in diversi ambiti ma probabilmente gli ambiti in cui siamo più abituati a vedere questo tipo di “evento” sono la politica e lo sport.

Conferenza o comunicato stampa?

Questa domanda sorge spesso tra gli addetti (stampa) ai lavori. Le risposte sono diverse in base ai singoli casi ma possiamo dire che la conferenza stampa a volte può risultare più adeguata in quanto: è in diretta, impatto maggiore, scambio di informazioni più veloce e possibilità di chiarimento istantaneo in caso di fraintendimenti dei giornalisti.

  • Cartella stampa

La cartella stampa è uno strumento molto importante che raccoglie al suo interno un quadro completo delle informazioni che l’ufficio stampa vuole trasmettere ai giornalisti. Sostanzialmente si tratta di un mezzo di presentazione aziendale generale che viene utilizzato principalmente per una conferenza stampa, un evento o fiere e manifestazioni.

In pratica cella cartella stampa, viene inserito il materiale valido a presentare un prodotto o un servizio. Solitamente al suo interno si possono trovare:

  • Comunicato stampa;
  • Profilo aziendale;
  • Contatti aziendali e dell’ufficio stampa.

Questo è il minimo sindacale, fermo restando che ogni cartella stampa può contenere materiale aggiuntivo a discrezione degli addetti stampa. In ogni caso, deve essere ben strutturata per facilitare il lavoro dei giornalisti che dovranno, eventualmente, diffondere la notizia.

  • Mailing list

Uno strumento fondamentale, il “santo graal” dell’addetto stampa è ovviamente la mailing list o una banca dati alla quale attingere per avere i contatti di giornali e giornalisti.

Una mailing list ben strutturata e con le giuste informazioni aumenterà le possibilità di diffusione delle notizie. Alla mailing list ovviamente verranno inviati i comunicati stampa con la speranza di raggiungere l’obiettivo sperato: la pubblicazione di un articolo basato sul nostro comunicato stampa.

Si deduce facilmente che la preparazione di una mailing list deve essere una delle attività iniziali dell’addetto stampa, preparata basandosi sul prodotto, l’azienda o l’associazione che promuoveremo il comunicato stampa.

  • Silenzio Stampa

Il silenzio stampa più che uno strumento è una vera e propria strategia di comunicazione. Solitamente si attua solo in casi gravi quando non si è certi di quale posizione prendere nei confronti di un fatto avvenuto. In questo caso l’obietto e il ruolo dell’ufficio stampa è quello di controllare che il silenzio stampa venga effettivamente rispettato dall’organizzazione.

  • Organizzazione eventi

Nonostante le tecnologie, i social media e le piattaforme online dove veicolare e promuovere eventi si sono sviluppate moltissimo negli ultimi anni, per l’organizzazione di un evento ha ancora senso (molto) affidarsi anche ad un Ufficio Stampa.

I motivi sono molti, uno tra tutti è che molte redazioni importanti riconoscono quasi esclusivamente il comunicato stampa come mezzo ufficiale per l’invito ad un evento. Inoltre coinvolgere un Ufficio Stampa nell’organizzazione dell’evento permette di avere canali diretti con i giornalisti ovvero coloro i quali pubblicheranno articoli al riguardo.

Quelli appena elencati sono gli strumenti principali senza i quali non è possibile fare attività di Ufficio Stampa. In questa breve Guida 2020 abbiamo cercato di sintetizzare quelli che secondo noi sono i “ferri del mestiere” per ogni Addetto Stampa degno di tale nome.

 

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About Author

Sono nato a Catania nel 1969. Maturità classica, Laurea in Scienze Politiche, sono orientatore in una scuola di formazione professionale, giornalista pubblicista dal 2004, consulente della comunicazione ed esperto in organizzazione piani di comunicazione e uffici stampa.

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